業界団体の会議のために、ホテルの会議室を押さえてハイブリッド会議をやりました。
自社の会議室なら各々がパソコン持ってイヤホンでOKですが、ホテルの会議室となるとそうはいきません。
特に、会場の設備を使いつつ、オンラインにも配信しないといけないとなると一苦労あります。
今回は私が実際に行ったホテルの会議室など会場を借りて行う場合のハイブリッド会議を行う方法を共有します。
是非参考にしてください。
目次
ホテルの会議室にあるWR-X22を使ったハイブリッド会議をやりました
ハイブリッド会議を行うためには、以下の手順が必要です。
- 会議の中身を確認する
- 会場の設備を確認する
- 必要な機材をリストアップする
- 必要な機材をレンタルする
- 事前に繋げてみる
- ホテル会場で実際に繋げてテストする
この手順に沿って解説します。
会議の中身の確認
まずは、どんな会議なのか、具体的な中身を確認します。
なぜなら、そのハイブリッド会議にどんな機材がいるのかを確認するためです。
具体的には以下のようなことを確認しましょう。
などなどです。
『その会議はどういった形式で行われて、何がオンラインに必要なのか？』を確認しましょう。
私の場合は、以下のような条件になりました。
この時点で、以下の機材が必要になります。
とりあえずこの２個は最低限必要となりました。
会場の設備（PA・ミキサー）の確認
会議の中身を確認できたら、会場にある設備（ミキサー・PA）を確認しましょう。
ホテルの会議室や大きな会場など、マイクを使ったりする場所には必ずミキサーがあるはずです。
会場の音響設備（特にミキサー）の型名を聞いておきましょう。
ここで、このハイブリッド会議がめんどくさい難易度が高いか低いかが決まります。
今回、私の場合はホテルにあるミキサーがPanasonicのWR-X22であることがわかりました。
どのミキサーでもやるべきことは一緒
どのミキサーでも、やることは一緒です。
『マイク→ミキサー→オーディオインターフェース→パソコン』の順に音声を入れていくだけです。
ハイブリッド会議の機材について、詳しい内容は以下の記事で解説してますので、合わせて参考にしてください。
必要な機材をリストアップする
会議に求められていること、会場の機材（ミキサー）がわかれば必要な機材がリストアップできます。
リストアップする時は、どう繋ぐかを紙に書いてみる
機材をリストアップする時は、どう繋ぐかを紙に書いてみましょう。
なぜなら、表だけ作っても抜けや漏れ、数の間違いがあるからです。
僕の場合は、以下のようになりました。
青の線から左側がホテル会場の設備、右側がレンタルする機材です。
どの端子にどの線を繋ぐかも合わせて書いておきましょう。
必要な機材のレンタル
今回、私の場合は以下の機材をレンタルしました。
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事前テスト
レンタル機材が届いたら、実際に繋げてみましょう。
慣れない機材もあると思いますので、練習も兼ねて触ってみるのも大切です。
当日：WR-X22と実際に繋いでみる
会場にあるミキサーと繋いでみましょう。
WR-X22の場合、裏面にSUBOUTという端子があります。
今回は、ここから音声をとりました。
なぜかというと、マイナスワンを作るためです。
オンライン会議でハウリングを防ぐためのマイナスワン
マイナスワンとは、特定の音声を省いて出力することを言います。
なぜ、マイナスワンが必要になるかというと、ハウリングや2重に音声を出力することを防ぐためです。
今回のケースを整理すると以下のようになります。
つまり、普通に繋げてしまうと、以下のようなループになります。
- オンライン参加者が発言する
- 発言がミキサーを通る
- ミキサーからオーディオインターフェースに入る
- パソコンに取り込む
- オンライン参加者から音が出る
- 以下、無限ループ・・・
機械の流れで言うと、『パソコン』⇨『ミキサー』⇨『オーディオインターフェース』⇨『パソコン』⇨・・・となってしまい、オンライン参加者は音声が重複し、会場では音声がやまびこのようにループしてしまいます。
ですので、会場とオンライン参加者の両方のためにマイナスワンが必要になります。
WR-X22を使ったマイナスワンの作り方
話が長くなりました。WR-X22を使ったマイナスワンの作り方を解説します。
WR-X22では、出力端子が２種類あります。
つまり、合計4つ出力端子があります。（図で言うと、メイン出力端子とモノラル出力端子）
このうち、MAIN OUTは会場のアンプ・スピーカーにつながっていると思いますので、SUB OUTからオンライン参加者用の音声を抜き取ります。
今回、僕が経験したケースだと、 WR-X22には、ワイヤレスマイクが２本つながっており、音楽再生用（CDデッキとかスマホ用）に１本ケーブルが出ていました。
音楽再生用のケーブルと配信用のパソコンのイヤホンジャックを繋ぎました。
WR-X22の表側には、音量を調整するフェーダーとアウトプットを選択するボタンがあります。
ここで、配信用パソコンがつながっているチャンネルのSUB OUT1のランプを消し、マイク用のSUB OUT1のランプをつけるとマイナスワンの完成です。
どう言うことかと言うと、会場にはマイクとパソコンからの音声がスピーカーから出力されますが、パソコンに取り込むSUB OUT1からはマイクの音声しか出ない設定になったと言うことです。
オンライン会議用のマイナスワンは簡単に作れる
今回は、WR-X22でしたが、どの会場に行っても基本的にはミキサーがあると思います。
どのミキサーであっても、基本的にはメインの出力と、サブの出力があるはずです。
マイナスワンを作るためには、サブの出力から会場の音声だけを出力すればOKです。
まとめ：会場を借りてオンライン＋対面のハイブリッド会議をやるには事前準備が重要
どこかの会場を借りてオンラインも対面も対応したハイブリッド会議を行うためには、事前準備が重要です。
手順をまとめると以下の通りです。
どんな会議なのか、その中身を確認しましょう。
なぜなら、必要な機材を知るためです。
ここまで、確認しておけば、どんな機材がいるのか？どんな長さの配線がいるのか？を判断することができます。
会場の設備を確認しましょう。
ハイブリッド会議をするためには、音声をどう取るのか？が重要になります。
僕の場合は、予算を抑えるために会場にあるマイクを使いましたが、会場にあるスピーカーだけを使うパターンもできます。
会場にある機材を確認して、予算とハイブリッド会議の品質のバランスが取れる機材を考えてみましょう。
ハイブリッド会議に求められる項目と会場の設備が確認できれば、必要な機材をリストアップしましょう。
ここで大切なことは、実際に紙に書いて、シミュレーションしてみると言うことです。
なぜなら、紙に書くことで機材の繋ぎ方や配線の長さ・本数を確認できるからです。
紙に書きつつ、リストアップしましょう。
ここまでできれば、必要な機材をレンタルしましょう。
レンタルした機材が届けば、実際に繋げて動作確認しましょう。
当日は、早めに会場入りして、テストしましょう。
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